A Lechner Tudásközpont szakemberei az elmúlt 5 évben 81,5 millió oldalt digitalizáltak az iratkezelési projektek keretében. Az eddig feldolgozott pályázati dokumentációt megmérve 68 elefántnyi súlyt mutatna a mérleg. 2020 végéig összesen több mint 100 millió oldalnyi projektdokumentum digitalizálása valósul meg. Ezzel párhuzamosan a Lechner Dokumentációs Központjában őrzött Építési Geotechnikai Adattár dokumentumainak szkennelése is elkezdődött.
A Lechner Tudásközpontban zajló iratkezelési projekt (VOP) során az elmúlt öt év alatt összesen 81,5 millió oldalt digitalizáltak. Ha ezeket az oldalakat egymás mellé fektetnénk, egy 24 000 km hosszú utat kapnák, ami több, mint az Északi és Déli sark közötti távolság.
Az iratkezelési projekt nem csak a dokumentáció szkennelését foglalja magában, hanem az irattárazását, őrzését is. A feldolgozott pályázati iratokat metaadatokkal látják el, a kereshetőséget az Egységes Monitoring és Információs Rendszer biztosítja. A megfelelő jogosultsággal rendelkező közreműködő és ellenőrzést végző intézmények (pl. a NAV, a rendőrség, a katasztrófavédelem munkatársai) ezen a rendszeren keresztül is elérhetik a pályázatokat. Az arra jogosultak 2016-ban összesen 5606, 2017 első negyedévében pedig 1068 alkalommal kértek ki pályázati anyagot az irattárból. A digitalizált állományt a Gubacsi úti Központi Irattár őrzi, a 33 ezernél is több doboz összesen 407 tonnát nyom. Ha egy hatalmas mérleghintára tennénk az összes dobozt, azt csupán 68 jól fejlett elefánt tudná egyensúlyba hozni.
A KÖFOP3 projekt keretében 2020-ig további 20 millió oldal digitalizálása vár 66 rutinos lechneres munkatársra, ehhez a Tudásközpont Digitalizálási Központjának országos viszonylatban is kiemelkedő digitalizálási és iratkezelési kapacitása és eszközei állnak rendelkezésre.
Az iratkezelési projekttel párhuzamosan az E-építés keretrendszer KÖFOP projekt keretén belül is digitalizálás zajlik. 2016 szeptembere óta a Lechner Tudásközpont Dokumentációs Központjában őrzött Építési Geotechnikai Adattár (ÉGA) állomány talajmechanikai szakvéleményei közül 11 000 darabot, illetve a martinsalak felhasználásával épült lakóházak állapotfelmérő szakvéleményei közül az alapfelmérés dokumentációit, összesen 2809 darabot digitalizáltak az EU Iratkezelési Osztály dolgozói. 2018 végéig további 140 000 dokumentum szkennelése történik meg. Az ÉGA szakvélemények iránt érdeklődők egyelőre a Lechner Tudásközpont tervtárában tekinthetik meg az iratokat, a tervek szerint hamarosan online is elérhetővé válik a digitalizált állomány.
A metaadat nem más, mint adat az adatról. A digitalizálási folyamat során metaadatokkal látják el a dokumentumokat, így azok egyszerűen beazonosíthatóak, az adatok pedig a szövegen belül is könnyen visszakereshetőek lesznek.
Képek forrása: Lechner Tudásközpont / Kis Ádám
